Этапы процесса планирования

Данная восьмиэтапная схема процесса планирования напоминает процесс рационального решения проблем. Это не удивительно, так как планирование должно предусматривать принятие решений.

 

Этап 1: Определение целей

Высшие руководители предпочитают "спускать вниз" общие указания, которые подчиненные им менеджеры должны превратить в более подробные и точные декларации целей. Таким образом, первым этапом всегда должно быть выяснение, чего мы пытаемся достичь. Однако на практике менеджеры редко уделяют этому вопросу достаточное внимание. Они торопятся приняться за решение другого вопроса: "Как мы будем это делать?" и очень быстро вязнут в деталях. В подобных случаях Вы, как член команды менеджеров, можете внести неоценимый вклад в общее дело, просто спросив у коллег: "Чего мы действительно собираемся достичь? Какие результаты желаем получить?" Постановка целей должна сопровождаться разработкой критериев для оценки прогресса в достижении этих целей. 

Принцип SMART 

Этот принцип описывает требования к хорошо сформулированным целям, которые во многом определяют результаты реализации любого плана.

SMART – это аббревиатура английских слов.  

Цели должны быть:

Конкретными (Specific)

Измеримыми  (Measurable)

Достижимыми (Achievable)

Насущными  (Relevant)

Определенными во времени (Timed/Timed-bound)  

 

Этап 2: Генерация и оценка вариантов

Выяснив с максимально возможной точностью, чего же Вы собираетесь достичь. Вы можете начинать планировать, как будут достигаться поставленные цели.

Как и аналогичный этап принятия решения, этот этап включает в себя генерацию и последующую оценку возможных альтернативных вариантов действий на основе определенных критериев.

На этом этапе необходимо ответить на вопросы:

  Какие имеются различные направления действий для достижения  поставленных целей?

2. Какой из них является оптимальным?

Результатом этого этапа является очень важное решение - предпочитаемый Вами вариант действий. Однако ясно, что у Вас может оказаться недостаточно информации для принятия столь важного решения. В подобных случаях Вам необходимы консультации с подчиненными и/или коллегами (возможно, из других подразделений), чтобы тщательно взвесить последствия различных вариантов, касающиеся будущих действий, затрат и сроков. Отказ от предварительных консультаций с заинтересованными людьми увеличивает вероятность сопротивления с их стороны предлагаемым Вами действиям.

 

Этап 3: Определение действий

Итак, Вы выбрали наилучший, как Вам кажется, способ достижения цели. Следующий этап - составление перечня всех возможных действий, необходимых для успешной реализации выбранного пути. 

На этом этапе необходимо ответить на вопрос:  Что необходимо сделать для реализации выбранного варианта?

 

Этап 4: Установление очередности действий

Следующий шаг - установление очередности действий. На этом этапе необходимо ответить на вопрос:  Каков наилучший порядок осуществления действий?

Ваша основная задача - выяснить, какие дела не могут начаться до завершения других именно это будет основным фактором, от которого зависит Очередность действий. Некоторые действия предпочтительно выполнять параллельно. Наконец, определенные действия можно осуществлять в любое время, и Ваша задача - найти наиболее подходящие промежутки между другими действиями для выполнения подобных действий. 

 

Этап 5: Определение необходимых ресурсов

Пришло время, когда Вы должны определить потребности в ресурсах. На этом этапе необходимо ответить на вопрос: Какие ресурсы необходимы для осуществления плана (материалы, люди, деньги, время и т.д.)?

Нередко к этому моменту Вы уже имеете грубые оценки необходимых ресурсов, сделанные на более ранних этапах планирования, например во время оценки различных вариантов действий. После того как Вы определите требуемые действия и очередность их выполнения, Вы сможете оценить потребности в ресурсах более точно.

Если план простой, точное определение требуемых ресурсов больших трудностей не составит. Например, человек, планирующий переделку интерьера офиса, легко оценит требуемые человеко-часы, материалы и, следовательно, финансовые затраты. Если план сложный, то этот этап может оказаться очень трудоемким, требующим детального расчета затрат. Часто бывает просто невозможно точно определить требуемые объемы ресурсов, и Вы вынуждены прогнозировать, делать предварительные оценки, иногда наугад. 

 

Этап 6: Пересмотр плана

Теперь, когда Вы точно знаете, какие ресурсы потребуются, самое время подвергнуть Ваш план ревизии. На этом этапе необходимо ответить на вопросы:

Будет ли план работать? 

Приведет ли он к достижению поставленных целей? 

Не пропущены ли какие-нибудь важные мероприятия? 

Укладываются ли траты в бюджет? 

Насколько этот план гибок?

Если план не так уж хорош, то возможны три варианта действий:

1. Идти до конца не смотря ни на что.

2. Вернуться к этапу 2 или 3.

3. Вернуться к этапу 2 или 3.

 

Этап 7: Подготовка плана конкретных действий и рабочего графика

На этом этапе Вы должны составить подробный план действий, точно устанавливающий, кто, что, как и в какие сроки должен сделать. Такой план должен содержать указания и инструкции, которые позволят исполнителям точно знать, что от них ожидается. Кроме того такой план поможет Вам как менеджеру координировать действия и контролировать ресурсы, что часто бывает очень сложно сделать.

 

Этап 8: Мониторинг и контроль; коррекция плана в случае необходимости

Этот этап связан с практической реализацией плана. Мониторинг -это постоянное отслеживание хода реализации  плана, того как выполняются запланированные действия и используются ресурсы. Методы мониторинга предполагают прямое наблюдение за ходом работ, а также рассмотрение устной, письменной и финансовой информации, предоставляемой другими людьми. 

Занимаясь планированием, мы можем принимать в расчет только те события, которые считаем наиболее вероятными. Но жизнь имеет обыкновение не подчиняться и самым лучшим нашим прогнозам. Поэтому даже краткосрочные планы (на следующий день, неделю или месяц) нередко приходится корректировать. Долгосрочные планы (на год и более) в еще большей степени подвержены изменениям. Их приходится корректировать по мере изменения обстоятельств или поступления дополнительной информации. 

 

 

 

Hosted by uCoz